Comment calculer le temps réel de préparation d'un colis ?

Combien de temps faut-il réellement pour préparer un colis ? Deux minutes, cinq minutes, parfois davantage ? Pour une entreprise e-commerce ou un service logistique, la réponse mérite d'être précise. Car le temps de préparation d'une commande influence directement la productivité et les coûts d'expédition.

Entre le prélèvement des produits, le contrôle des références, le montage du carton, le calage et la fermeture, chaque opération prend du temps. Et lorsqu'une entreprise expédie plusieurs centaines de colis par jour, quelques secondes supplémentaires peuvent rapidement représenter plusieurs heures de travail.

Bonne nouvelle : il existe une méthode simple pour calculer le temps de préparation de commande, repérer les étapes qui ralentissent votre activité et identifier des solutions pour gagner en efficacité.

Chez Distripackaging, nous savons que le choix de l'emballage peut contribuer à améliorer la productivité. Voici nos conseils pour mesurer votre temps de préparation et l'optimiser sans compromettre la protection de vos marchandises.

1. Quelles étapes faut-il prendre en compte pour calculer le temps de préparation d'une commande ?

Avant de sortir le chronomètre, il faut définir précisément ce que vous souhaitez mesurer.

Le temps de préparation d'une commande correspond au temps nécessaire pour réaliser les différentes opérations de préparation, depuis la prise en charge de la commande jusqu'à la mise à disposition du colis pour expédition.

Il comprend généralement six étapes.

Le prélèvement des produits ou picking

Le préparateur récupère les articles commandés dans les zones de stockage. Le temps nécessaire dépend du nombre de références, de leur emplacement et des distances à parcourir.

Le contrôle de la commande

Les produits et les quantités sont vérifiés avant emballage pour éviter les erreurs d'expédition.

Le choix et le montage du carton

Le préparateur sélectionne un emballage adapté aux dimensions, au poids et à la fragilité des produits.

Cette étape peut être plus ou moins longue selon le carton utilisé : caisse américaine classique, boîte postale ou caisse à fond automatique.

La mise en colis et le calage

Les produits sont disposés dans l'emballage et protégés avec une solution de calage adaptée lorsque cela est nécessaire.

La fermeture du colis

L'opérateur ferme le carton à l'aide d'un ruban adhésif, d'un système de fermeture intégré ou d'un autre dispositif adapté.

L'étiquetage et la mise en expédition

Le colis reçoit son étiquette de transport avant d'être placé en zone d'expédition.

Le conseil Distripackaging : pensez à inclure les petites manipulations dans votre mesure. Chercher le bon carton, récupérer de l'adhésif ou préparer du papier de calage fait aussi partie du travail réel. Ces gestes sont souvent oubliés alors qu'ils se répètent tout au long de la journée.

2. Comment calculer le temps de préparation d'un colis ?

La méthode la plus simple consiste à chronométrer chaque opération, puis à additionner les temps mesurés.

Formule :

Temps de préparation d'un colis = picking + contrôle + montage du carton + calage + fermeture + étiquetage et mise en expédition.

Ajoutez, si nécessaire, le temps de prise en charge de la commande et les autres manipulations associées.

Exemple concret de calcul

Prenons une entreprise e-commerce qui prépare des commandes de petits accessoires.

Dans cet exemple, le temps de préparation d'une commande est de 4 minutes et 20 secondes.

Ces chiffres sont fictifs et servent uniquement à illustrer la méthode.

Comment calculer le temps moyen sur une journée ?

Pour obtenir un indicateur représentatif, il est préférable de mesurer plusieurs commandes plutôt qu'un seul colis.

Temps moyen de préparation = temps total de travail consacré aux préparations / nombre de commandes préparées.

Prenons un exemple : votre équipe consacre au total 8 heures de travail à la préparation de 120 commandes.

480 minutes / 120 commandes = 4 minutes par commande.

Attention à ne pas confondre commande et colis. Une commande contenant trois colis mobilise potentiellement davantage de temps qu'une expédition en un seul colis.

De même, le temps de travail des préparateurs est différent du délai entre la réception informatique d'une commande et son expédition. Ce dernier peut aussi comprendre des périodes d'attente.

3. Comment mesurer le temps réel sans fausser les résultats ?

Chronométrer quelques commandes est un bon début. Mais pour obtenir des chiffres vraiment utiles, il faut comparer des situations similaires.

Nous vous conseillons de procéder en trois étapes.

Étape 1 : identifier les commandes types

Classez vos expéditions par catégories :

• Commandes avec un seul article.
• Commandes contenant plusieurs références.
• Colis de produits fragiles nécessitant du calage.
• Colis volumineux ou lourds.

Cette classification permet d'éviter qu'une commande particulièrement complexe fausse votre temps moyen.

Étape 2 : mesurer plusieurs préparations

Pour une première analyse, chronométrez par exemple 20 à 30 commandes par catégorie.

Relevez les temps dans des conditions normales d'activité. Intégrez les déplacements, les manipulations et les interruptions nécessaires au processus.

Lorsque plusieurs opérateurs interviennent, additionnez leurs temps de travail pour mesurer les ressources réellement mobilisées.

Étape 3 : repérer les étapes les plus longues

Vos mesures montrent-elles que le picking représente la majorité du temps ? Que le montage des cartons est particulièrement lent ? Ou que le calage nécessite de nombreuses manipulations ?

Vous savez désormais où agir en priorité.

Notre conseil : ne cherchez pas uniquement à gagner du temps sur l'opération la plus longue. Une petite amélioration sur un geste répété plusieurs centaines de fois peut aussi produire un résultat intéressant.

4. Quel est le coût réel du temps passé à préparer un colis ?

Le temps de préparation ne constitue pas seulement un indicateur logistique. Il permet également d'évaluer le coût de la main-d'œuvre mobilisée.

Pour l'estimer, vous pouvez utiliser la formule suivante :

Coût de main-d'œuvre par commande = temps moyen de préparation en heures x coût horaire chargé.

Prenons un coût horaire chargé hypothétique de 25 €.

Pour une commande préparée en 4 minutes :

4 / 60 x 25 € = environ 1,67 € de main-d'œuvre par commande.

Ce montant ne comprend pas le prix du carton, les matériaux de calage, les consommables, les équipements, le transport ou les autres frais logistiques.

Il permet néanmoins de mettre en évidence un point important : un emballage moins cher à l'achat n'est pas forcément le plus économique une fois le temps de préparation pris en compte.

Exemple : combien représentent 20 secondes économisées par colis ?

Imaginons une entreprise qui expédie 250 colis par jour et parvient à réduire son temps d'emballage de 20 secondes.

• 250 colis x 20 secondes = 5 000 secondes économisées par jour.
• Soit environ 83 minutes quotidiennes.
• Sur 220 jours d'activité, cela représente environ 306 heures de travail économisées par an.

Avec un coût chargé de 25 € par heure, ce temps représente une capacité de travail valorisée à environ 7 639 € par an.

Cette simulation ne correspond pas nécessairement à une économie financière directe : elle doit être comparée au coût des nouveaux emballages et à la manière dont les heures libérées pourront être utilisées.

Elle montre cependant l'intérêt de mesurer les gains avant de modifier ses habitudes de conditionnement.

5. Quels emballages choisir pour réduire le temps de préparation ?

Une fois le temps de préparation de commande calculé, il devient plus facile de choisir les solutions susceptibles d'améliorer vos opérations.

Chez Distripackaging, nous conseillons de comparer les emballages en tenant compte de trois critères : leur rapidité de mise en œuvre, leur coût global et leur capacité à protéger les produits.

Les caisses à fond automatique : moins de manipulations au montage

Avec une caisse américaine classique, le préparateur doit généralement former le carton, replier les rabats inférieurs et appliquer de l'adhésif.

Une caisse à fond automatique simplifie cette opération : le fond se met en place lors du déploiement de l'emballage.

La gamme de caisses à fond automatique Distripackaging répond notamment aux besoins des entreprises qui préparent régulièrement des colis de formats similaires.

Les caisses avec bande adhésive intégrée : une fermeture simplifiée

Vous cherchez à réduire à la fois le montage et la fermeture ?

La caisse à fond automatique avec bande adhésive Distripackaging associe un fond autobloquant à un système de fermeture adhésive intégré.

Elle permet de limiter certaines manipulations et de ne pas utiliser de ruban adhésif supplémentaire pour ces opérations.

C'est une solution intéressante à tester pour les entreprises e-commerce qui recherchent un emballage pratique et rapide à préparer.

Les emballages adaptés aux dimensions des produits : moins de calage

Un carton trop grand peut nécessiter davantage de matériau de protection et plus de temps pour immobiliser les produits.

Choisir un format adapté permet souvent de simplifier le conditionnement.

Pour les petits produits peu fragiles, certaines pochettes d'expédition ou boîtes postales peuvent être plus pratiques qu'un carton traditionnel.

Pour les articles sensibles aux chocs, un emballage correctement dimensionné doit être associé à un système de protection approprié.

Le conseil Distripackaging : avant de remplacer un emballage, effectuez un test sur une série de colis identiques. Comparez le temps de montage, de calage et de fermeture, sans oublier le coût des consommables et la qualité de protection.

Pour aller plus loin, consultez également notre article : Comment organiser un poste d'emballage pour préparer plus de colis ?

6. Comment savoir si votre nouvel emballage est réellement plus rentable ?

Un carton à montage rapide peut coûter davantage qu'une caisse classique. Pour savoir s'il est intéressant, il faut mesurer le gain global et pas seulement comparer les prix unitaires.

Prenons un exemple fictif :

Malgré un prix d'achat supérieur, le carton rapide présente dans cet exemple un coût total légèrement inférieur pour les opérations comparées.

Le calcul reste volontairement simplifié : il faudra également intégrer les différences de consommation d'adhésif, de calage et les éventuels coûts de stockage ou d'équipement.

L'essentiel est de retenir qu'un bon choix d'emballage ne repose pas uniquement sur son tarif.

7. Trois erreurs à éviter lorsque vous cherchez à préparer vos colis plus rapidement

Ne mesurer que le temps d'emballage

Le picking, le contrôle et l'étiquetage font aussi partie de la préparation. Les oublier donne une vision incomplète de votre organisation.

Comparer des commandes trop différentes

Une commande contenant un seul produit ne demande pas le même travail qu'une expédition de plusieurs articles fragiles. Analysez vos résultats par famille de commandes.

Sacrifier la protection pour gagner quelques secondes

Un colis endommagé peut entraîner une réclamation, un retour, une nouvelle préparation et une réexpédition.

Le temps économisé au départ risque alors d'être largement perdu.

L'objectif reste de trouver le bon équilibre entre rapidité, protection et coût global.

Conclusion : mesurer pour mieux emballer

Calculer le temps réel de préparation d'un colis permet de mieux comprendre ses coûts et d'identifier les opérations qui ralentissent les expéditions.

En chronométrant chaque étape et en comparant les résultats, vous pouvez agir sur les bons leviers : organisation du picking, simplification du conditionnement, choix des cartons et des solutions de protection.

Quelques secondes gagnées sur chaque colis peuvent faire une vraie différence à l'échelle d'une année. Encore faut-il les mesurer et choisir des emballages adaptés à votre activité.

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